Buscar la mejor manera de realizar una actividad requiere de decisión y más aún en una empresa, que necesita demostrar con resultados positivos la eficiencia y rentabilidad de su negocio. De esto se trata la productividad empresarial: de definir y ejecutar un conjunto de acciones para cumplir objetivos.
Pero, ¿cómo se logra? A través de recursos humanos y tecnológicos que agilicen procesos. De hecho, la tecnología tiene un impacto significativo en la productividad de una organización. Por ejemplo, ayuda a automatizar tareas repetitivas y procesos que pueden ser tediosos en el día. Asimismo, facilita la comunicación y colaboración entre los equipos. Incluso ayuda a optimizar tiempo y no malgastarlo innecesariamente en redes sociales sin un propósito claro, correos electrónicos sin utilidad, reuniones improductivas y hasta multitareas excesivas.
Hoy por hoy el software es un componente clave para mejorar la productividad empresarial al automatizar tareas, optimizar procesos, facilitar la gestión de proyectos, proporcionar información para la toma de decisiones y mejorar la comunicación y colaboración entre los miembros del equipo. Con un software adecuado, el límite es la imaginación.
Según Gartner, el gasto global de TI en el mundo corporativo en 2024 podría alcanzar los 5,1 billones de dólares, un aumento del 8,8% respecto al 2023 y que se compone, principalmente, por la inversión de software en las empresas y los servicios de TI.
En cuanto a software hay un sinnúmero de posibilidades. Una muy popular a nivel organizacional es la que se enfoca en la gestión del tiempo. Un software de gestión del tiempo distribuye las tareas a lo largo de la jornada y administra mejor las horas de dedicación de las personas. ¿Resultados? Mayor productividad y eficiencia.
Otro de los beneficios de tener un software de gestión del tiempo para los empleados es que podrán solicitar y gestionar directamente sus vacaciones, ausencias, turnos… y beneficiarse en mayor medida de las oportunidades de flexibilidad laboral que pueda ofrecerle la empresa, independiente de la modalidad de trabajo (teletrabajo, híbrida o en remoto) que desempeñe.
La digitalización de la gestión del tiempo hace posible también que el empleado conozca las horas extras que ha acumulado y determine la manera de compensarlas de manera automática.
Todos estos beneficios conllevan una mejora en el clima laboral, una mejor gestión de las horas trabajadas y, en consecuencia, como lo dijimos, aumenta la motivación de los empleados, incidiendo directamente en la capacidad de retención del talento de las organizaciones. ¿Cómo un software de administración del tiempo revoluciona la eficiencia laboral? Te dejamos seis pistas:
- Seguimiento del tiempo:estos programas permiten a los empleados registrar el tiempo dedicado a diferentes tareas y proyectos con precisión. Esto proporciona una visión clara de cómo se distribuye el tiempo, lo que ayuda a identificar áreas de mejora en la productividad.
- Planificación y programación:los empleados pueden utilizar el software para planificar y programar sus tareas y actividades diarias, estableciendo prioridades y plazos para cada tarea. Esto ayuda a optimizar la gestión del tiempo y a asegurarse de que se asignen recursos adecuados a cada actividad.
- Identificación de patrones de trabajo:el software puede analizar los datos de tiempo registrados para identificar patrones de trabajo, como horas del día más productivas o tareas que consumen más tiempo del esperado. Esta información puede utilizarse para ajustar horarios y mejorar la eficiencia laboral.
- Gestión de interrupciones:al registrar el tiempo dedicado a cada tarea, el software puede ayudar a los empleados a identificar y gestionar mejor las interrupciones que afectan su productividad. Pueden ver cuánto tiempo se pierde en actividades no relacionadas con el trabajo y tomar medidas para minimizar estas distracciones.
- Colaboración y coordinación:Algunos programas de administración del tiempo permiten a los equipos coordinar sus horarios y tareas de manera más efectiva, facilitando la colaboración y el trabajo en equipo. Los empleados pueden ver fácilmente las tareas asignadas a otros miembros del equipo y ajustar sus propias actividades en consecuencia.
- Informes y análisis:estos programas suelen ofrecer funciones de generación de informes y análisis que permiten a los empleados y gerentes revisar el tiempo dedicado a diferentes proyectos y actividades. Esto proporciona información valiosa para evaluar la eficiencia laboral y tomar decisiones informadas para mejorarla.
Y lo mejor de todo es que logra que las personas se centren en acciones estratégicas para un mejor funcionamiento organizacional. Sus líderes pueden enfocarse en el negocio, mantener la competitividad y aprovechar nuevas oportunidades, lo que también contribuye a la productividad en un largo plazo. Mientras que el equipo, además de las tareas diarias, pueden dedicarse a innovar a valorar la creatividad y el pensamiento disruptivo. La innovación impulsa el crecimiento y la diferenciación en el mercado, lo que puede tener un impacto positivo en la productividad empresarial.
En definitiva, con un sistema de gestión de tiempo, todos ganan. Realizamos un diagnóstico sobre cómo potenciar el talento de tu compañía y su gestión en el enlace:
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