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Cómo realizar una plantilla por viáticos, paso a paso

Realiza una plantilla de viáticos de manera rápida
Desde siempre, el término “viáticos” ha sido usado en el mundo laboral, sin embargo, con el paso del tiempo se ha ido desvirtuando. Según la Real Academia de la Lengua, “viáticos” tiene tres significados contundentes:
  1. Prevención, en especie o en dinero, de lo necesario para el sustento dequien hace un viaje.
  2. Subvención en dinero que se abona a los diplomáticos para trasladarse al punto de su destino.
  3. Subvención en dinero por un trabajo específico.
Lo que hay que considerar es que la gestión de los gastos de viajes empresariales es muy importante para el éxito de una empresa. De acuerdo con McKinsey & Company, en 2020, los gastos totales de viajes de negocios a nivel mundial se contrajeron en un 52% y, aunque mucho ha cambiado desde entonces, en gran parte gracias a la superación de la pandemia en la mayoría de países, las empresas están comenzando a traer empleados de vuelta a las oficinas. Los ejecutivos corporativos están planeando reuniones en persona y encuentros con clientes.
De hecho, los sistemas de transporte e infraestructura continúan revolucionando y, por lo mismo, el turismo de negocios o viajes corporativos tiene los medios para proporcionar un mayor poder económico que antes.
Los viajes corporativos se definen como viajes realizados por colaboradores y/o miembros del equipo con el fin de hacer negocios para la empresa. Se necesita mucho para planificar un programa de viajes corporativos exitoso y realizar viajes de negocios exitosos.
¿Cuáles son los viajes más comunes a considerar en la

gestión de recursos humanos

?
  1. Viajes de eventos y conferencias. Muchas empresas envían a sus empleados a eventos y conferencias corporativas. Los asistentes a la conferencia pueden asistir a seminarios y talleres, así como a comidas organizadas o sesiones de networking. Estos eventos están destinados a ofrecer aprendizaje y desarrollo profesional, al mismo tiempo que facilitan la creación de relaciones con clientes potenciales y proveedores de servicios.
  2. Reuniones internas y sucursales. Para las empresas nacionales y multinacionales con múltiples oficinas, los viajes de negocios son una forma clave de garantizar que toda la organización esté alineada. Es posible que los colaboradores y líderes deban viajar a otras oficinas para discutir proyectos específicos y estrategias comerciales.
  3. Retiros empresariales. Algunas empresas eligen realizar retiros anualmente o varias veces al año. Los retiros corporativos ayudan a los equipos a fortalecerse y a desarrollar la cultura de la empresa a través de actividades compartidas.
  4. Reuniones con clientes fuera de la ciudad. Los empleados o ejecutivos pueden necesitar viajar para encontrarse con clientes o prospectos. En algunos países, como Japón, las reuniones cara a cara y las reuniones informales son una parte importante de la cultura empresarial local, por lo que los viajes de negocios son esenciales para mantener relaciones sólidas con los clientes.
  5. Ferias de negocio. Las ferias comerciales, también conocidas como exhibiciones comerciales, son un canal de ventas clave en ciertas industrias. Las ferias comerciales brindan a las empresas la oportunidad de presentar sus productos o servicios a compradores interesados. Pueden ser una herramienta valiosa para las ventas directas, el conocimiento de la marca y la construcción de relaciones con los clientes.
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Los gastos comerciales en la

administración de recursos humanos

En estas cinco o más razones de viaje, hay gastos necesarios que tiene una persona mientras está fuera de su hogar. En muchas situaciones, los gastos de viaje ocurren cuando los deberes profesionales requieren que alguien vaya a otra área por más de un día, lo que puede obligarlos a comer y dormir en la nueva ubicación.
Algunos de los

gastos comerciales

más comunes para viajes corporativos son:
  • Viaje directo: esto puede incluir gastos como boletos de avión y autobús o gastos de automóvil.
  • Transporte local: estos costos pueden ser taxis o servicios de transporte compartido para ir del aeropuerto al hotel y del hotel al lugar de trabajo.
  • Envío de equipaje personal o suministros: en caso de que se utilicen muestras o materiales de exhibición para el trabajo.
  • Automóvil, ya sea personal o de renta: entre los gastos que se incluyen se encuentra la gasolina, los peajes y las tarifas de estacionamiento.
  • Alojamiento y alimentación: esto puede incluir habitaciones de hotel o servicios de hospedaje junto con los costos de las comidas necesarias.
  • Comunicación relacionada con el trabajo: se puede realizar un seguimiento de cuánto tiempo se usa el teléfono personal o de cualquier otra comunicación con fines laborales.
Y si bien estos gastos deben ser reembolsados y/o gestionados directamente por la compañía, la política pública y privada de las organizaciones obliga a que estos sean debidamente justificados.
  1. Decidir el método de

    pago del empleado.

    Todo debe estar documentado con facturas para evitar discrepancias fiscales provocadas por el depósito a las cuentas de nómina de los empleados (ya sea por solicitud de anticipo o por concepto de reembolso). Este proceso disminuirá la violación a las políticas de gasto establecidas y facilitará el proceso de aprobación y conciliación al término de los viajes de los colaboradores.
  2. Establecer un proceso claro para la presentación de gastos con un

    software en la Nube.

    Ya sea que utilices formularios en papel, hojas de cálculo o software de gastos, tener un proceso muy claro te ayudará en la administración, pero también fijará expectativas para los empleados. Evidentemente, los sistemas automatizados como los de E-volution simplificarán la tarea, tanto para el empleado como para el empleador.
  3. Comunicar la

    política de gastos.

    Los gastos fuera de las reglas dejan a la empresa en situaciones incómodas. La mejor manera de evitar esto es asegurarse de que todos los empleados conozcan las reglas. Comunica las reglas de manera clara y regular, para que no tengan más excusa que seguirlas. Algunas formas de lograr esto son enviar correos electrónicos a toda la empresa cada trimestre, hablarlo en las reuniones donde se encuentren todos y brindar ejemplos (sin mencionar nombres) de declaraciones de gastos buenas y malas y, por último, publicar en la intranet de tu empresa un documento activo y de fácil acceso.
  4. Ampararse en la Ley del país. Por ejemplo, en Ecuador, el Artículo 10, Numeral 6 de la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno estipula que los gastos de viaje y estadía necesarios para la generación del ingreso, que se encuentren debidamente sustentados en comprobantes de venta que cumplan los requisitos establecidos en el reglamento correspondiente. No podrán exceder del tres por ciento (3%) del ingreso gravado del ejercicio; y, en el caso de sociedades nuevas, la deducción será aplicada por la totalidad de estos gastos durante los dos primeros años de operaciones.

    Así también el art.28 Literal i) del Reglamento de la misma ley señala que los gastos de viaje, hospedaje y alimentación realizados por los empleados y trabajadores del sector privado y de las empresas del sector público sujetas al pago del impuesto a la renta, que no hubieren recibido viáticos, por razones inherentes a su función y cargo. Estos gastos estarán respaldados por la liquidación que presentará el trabajador, funcionario o empleado, acompañado de los comprobantes de venta, cuando proceda, según la legislación ecuatoriana, y otros documentos de los demás países en los que se incurra en este tipo de gastos. Dicha liquidación deberá incluir como mínimo la siguiente información: nombre del funcionario, empleado o trabajador que viaja, motivo del viaje, período del viaje, concepto de los gastos realizados, número de documento con el que se respalda el gasto y valor. En caso de gastos incurridos dentro del país, los comprobantes de venta que los respalden deben cumplir con los requisitos establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Venta y de Retención.
En este sentido, establecer un formato de viáticos es básico. Esto debe contar con la siguiente información:
  1. Número de orden, mes y día: en estas 3 columnas se registra información sobre la fecha en la que inicia y finaliza el viaje, así como el día en el que se solicita.
  2. Datos del colaborador: para identificar cada movimiento correctamente añadimos el Nombre o la Razón Social del empleado como su nombre, ID, etc.
  3. Objetivo del viaje: es importante conocer el motivo del viaje para asignarle prioridad y si está relacionado con los indicadores de tu colaborador.
  4. Concepto del gasto: si conoces el importe que se gastó en cada categoría o concepto de viáticos, podrás conocer a qué categoría se le asigna más presupuesto y llevar un control más claro tanto de gestión como de deducción.
  5. Comprobante: Quizá este sea uno de los puntos fundamentales en la gestión de viáticos, ya que tener un espacio donde tus colaboradores inserten en número de factura o foto de la misma es imprescindible para gestionar y deducir viáticos.
  6. Resumen: Este espacio te servirá para visualizar como su nombre lo dice el resumen de la información que desarrolló el colaborador en su formato de solicitud de viáticos.
La solución para todo:
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Aún mejor será usar el módulo de administración de beneficios de Evolution, que entre sus múltiples funciones, permite hacer cálculos de los viáticos de todos tus empleados. Para conocer más detalles haz clic aquí.

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