1. Prevención, en especie o en dinero, de lo necesario para el sustento dequien hace un viaje.
2. Subvención en dinero que se abona a los diplomáticos para trasladarse al punto de su destino.
3. Subvención en dinero por un trabajo específico.

gestión de recursos humanos

1. Viajes de eventos y conferencias. Muchas empresas envían a sus empleados a eventos y conferencias corporativas. Los asistentes a la conferencia pueden asistir a seminarios y talleres, así como a comidas organizadas o sesiones de networking. Estos eventos están destinados a ofrecer aprendizaje y desarrollo profesional, al mismo tiempo que facilitan la creación de relaciones con clientes potenciales y proveedores de servicios.
2. Reuniones internas y sucursales. Para las empresas nacionales y multinacionales con múltiples oficinas, los viajes de negocios son una forma clave de garantizar que toda la organización esté alineada. Es posible que los colaboradores y líderes deban viajar a otras oficinas para discutir proyectos específicos y estrategias comerciales.
3. Retiros empresariales. Algunas empresas eligen realizar retiros anualmente o varias veces al año. Los retiros corporativos ayudan a los equipos a fortalecerse y a desarrollar la cultura de la empresa a través de actividades compartidas.
4. Reuniones con clientes fuera de la ciudad. Los empleados o ejecutivos pueden necesitar viajar para encontrarse con clientes o prospectos. En algunos países, como Japón, las reuniones cara a cara y las reuniones informales son una parte importante de la cultura empresarial local, por lo que los viajes de negocios son esenciales para mantener relaciones sólidas con los clientes.
5. Ferias de negocio. Las ferias comerciales, también conocidas como exhibiciones comerciales, son un canal de ventas clave en ciertas industrias. Las ferias comerciales brindan a las empresas la oportunidad de presentar sus productos o servicios a compradores interesados. Pueden ser una herramienta valiosa para las ventas directas, el conocimiento de la marca y la construcción de relaciones con los clientes.

administración de recursos humanos

gastos comerciales

• Viaje directo: esto puede incluir gastos como boletos de avión y autobús o gastos de automóvil.
• Transporte local: estos costos pueden ser taxis o servicios de transporte compartido para ir del aeropuerto al hotel y del hotel al lugar de trabajo.
• Envío de equipaje personal o suministros: en caso de que se utilicen muestras o materiales de exhibición para el trabajo.
• Automóvil, ya sea personal o de renta: entre los gastos que se incluyen se encuentra la gasolina, los peajes y las tarifas de estacionamiento.
• Alojamiento y alimentación: esto puede incluir habitaciones de hotel o servicios de hospedaje junto con los costos de las comidas necesarias.
• Comunicación relacionada con el trabajo: se puede realizar un seguimiento de cuánto tiempo se usa el teléfono personal o de cualquier otra comunicación con fines laborales.

1. Decidir el método de

   pago del empleado.

   Todo debe estar documentado con facturas para evitar discrepancias fiscales provocadas por el depósito a las cuentas de nómina de los empleados (ya sea por solicitud de anticipo o por concepto de reembolso). Este proceso disminuirá la violación a las políticas de gasto establecidas y facilitará el proceso de aprobación y conciliación al término de los viajes de los colaboradores.
2. Establecer un proceso claro para la presentación de gastos con un

   software en la Nube.

   Ya sea que utilices formularios en papel, hojas de cálculo o software de gastos, tener un proceso muy claro te ayudará en la administración, pero también fijará expectativas para los empleados. Evidentemente, los sistemas automatizados como los de E-volution simplificarán la tarea, tanto para el empleado como para el empleador.
3. Comunicar la

   política de gastos.

   Los gastos fuera de las reglas dejan a la empresa en situaciones incómodas. La mejor manera de evitar esto es asegurarse de que todos los empleados conozcan las reglas. Comunica las reglas de manera clara y regular, para que no tengan más excusa que seguirlas. Algunas formas de lograr esto son enviar correos electrónicos a toda la empresa cada trimestre, hablarlo en las reuniones donde se encuentren todos y brindar ejemplos (sin mencionar nombres) de declaraciones de gastos buenas y malas y, por último, publicar en la intranet de tu empresa un documento activo y de fácil acceso.
4. Ampararse en la Ley del país. Por ejemplo, en Ecuador, el Artículo 10, Numeral 6 de la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno estipula que los gastos de viaje y estadía necesarios para la generación del ingreso, que se encuentren debidamente sustentados en comprobantes de venta que cumplan los requisitos establecidos en el reglamento correspondiente. No podrán exceder del tres por ciento (3%) del ingreso gravado del ejercicio; y, en el caso de sociedades nuevas, la deducción será aplicada por la totalidad de estos gastos durante los dos primeros años de operaciones.
   
   Así también el art.28 Literal i) del Reglamento de la misma ley señala que los gastos de viaje, hospedaje y alimentación realizados por los empleados y trabajadores del sector privado y de las empresas del sector público sujetas al pago del impuesto a la renta, que no hubieren recibido viáticos, por razones inherentes a su función y cargo. Estos gastos estarán respaldados por la liquidación que presentará el trabajador, funcionario o empleado, acompañado de los comprobantes de venta, cuando proceda, según la legislación ecuatoriana, y otros documentos de los demás países en los que se incurra en este tipo de gastos. Dicha liquidación deberá incluir como mínimo la siguiente información: nombre del funcionario, empleado o trabajador que viaja, motivo del viaje, período del viaje, concepto de los gastos realizados, número de documento con el que se respalda el gasto y valor. En caso de gastos incurridos dentro del país, los comprobantes de venta que los respalden deben cumplir con los requisitos establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Venta y de Retención.

1. Número de orden, mes y día: en estas 3 columnas se registra información sobre la fecha en la que inicia y finaliza el viaje, así como el día en el que se solicita.
2. Datos del colaborador: para identificar cada movimiento correctamente añadimos el Nombre o la Razón Social del empleado como su nombre, ID, etc.
3. Objetivo del viaje: es importante conocer el motivo del viaje para asignarle prioridad y si está relacionado con los indicadores de tu colaborador.
4. Concepto del gasto: si conoces el importe que se gastó en cada categoría o concepto de viáticos, podrás conocer a qué categoría se le asigna más presupuesto y llevar un control más claro tanto de gestión como de deducción.
5. Comprobante: Quizá este sea uno de los puntos fundamentales en la gestión de viáticos, ya que tener un espacio donde tus colaboradores inserten en número de factura o foto de la misma es imprescindible para gestionar y deducir viáticos.
6. Resumen: Este espacio te servirá para visualizar como su nombre lo dice el resumen de la información que desarrolló el colaborador en su formato de solicitud de viáticos.

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