Muchos son los procesos que deben llevar las empresas para manejarse profesionalmente y, uno de ellos son las solicitudes de propuesta o RFP (Request For Proposal, por sus siglas en inglés). Estas solicitudes se hacen cuando la compañía está interesada en abrir una convocatoria a partir de una necesidad y así trabajar en conjunto con un proveedor externo.
Este documento se convierte, entonces, en una forma de descubrir rápidamente los puntos fuertes y débiles de los posibles proveedores, sin dedicar mucho tiempo a buscarlo uno mismo.
Software en la nube
Los RFP son documentos que pueden estar colgados en la Nube y nos permiten echar un vistazo a las diferentes propuestas, con múltiples accesos. Y, por supuesto, este documento sirve como una guía para los proveedores, quienes deberán valerse de esta información para presentar estrategias, incluyendo por ejemplo:
- Un plan de acción sobre cómo van a resolver el problema.
- Un calendario de lo que pueden esperar.
- Cualquier información de fondo necesaria.
- Cuánto esperan que cueste el proyecto completo.
Lo interesante es que como está cargado en la Nube, los posibles contratistas pueden ver en tiempo real los ajustes que la empresa podría hacer.
Cómo redactar una RFP
Si bien cada documento responde a las necesidades de las compañías, hay información indispensable que no puede faltar a la hora de anunciar un servicio.
1. Resumen del proyecto. Previo a dar detalles de la empresa, es necesario que se redacte una breve descripción o introducción del proyecto que vas a realizar o el objetivo final. Este punto de partida sirve también para que los diferentes proveedores puedan evaluar si participar o no.
2. Antecedentes de tu empresa. No cuentes un timeline de organización, solo menciona los hitos principales y el giro de negocio de la organización.
3. Objetivo del proyecto. Cada trabajo tiene una meta y debes detallarla.
4. Alcance del proyecto. Uno de los puntos más importantes y es donde debes destinarle la mayor precisión y tiempo posible.
5. Cronograma. Detalla un flow chart acorde al proyecto, tus expectativas y, obviamente, tus objetivos.
6. Presupuesto. No solo para las licencias, la implementación y el soporte, sino también para requerimientos adicionales, así tus proveedores pueden crear propuestas aterrizadas.
RFP y
administración de personal
¿Por qué una empresa lo necesita? Primero partamos de que un software de este tipo incluya todas las aplicaciones relacionadas con las tareas asociadas con la gestión del personal de una empresa, tanto desde el punto de vista del personal administrativo como de los empleados individualmente.
El modelo estándar para software de HCM incluye también funciones de reclutamiento y contratación de personal, recursos humanos, desarrollo de carrera, planificación de las sucesiones, gestión del aprendizaje, evaluación del desempeño, prestaciones y gestión y planificación de todo lo relacionado con la fuerza laboral. Independientemente del tipo de industria o del tamaño de la empresa, toda organización que esté experimentando un rápido crecimiento utiliza generalmente soluciones de software de HCM para manejar los aspectos relacionados con el capital humano.
Licencia de
software de recursos humanos
¿Por qué es importante? A continuación, 5 características y funciones más importantes:
- Gestión de la fuerza laboral, incluido el seguimiento de tareas y previsiones de empleo.
- Automatización de procesos manuales, por ejemplo, la importación de los curriculum vitae y la captura de datos.
- Análisis para funciones estratégicas de recursos humanos, por ejemplo, generación de informes, tableros de control y análisis predictivo.
- Funciones para la gestión del talento, por ejemplo, reclutamiento, incorporación de empleados y gestión del desempeño.
- Funciones principales de recursos humanos, como la gestión del ciclo de vida laboral de los empleados, y la administración de nómina y los beneficios o prestaciones laborales.
Y ahora bien, ¿por qué es importante usar una plantilla RFP para software de gestión de capital humano?
Sistema de recursos humanos
Mediante las plantillas, se pude crear un conjunto personalizado de requerimientos, por ejemplo, los representantes de las diferentes áreas de la empresa, involucrados en el proyecto de selección de software, podrán registrar las funcionalidades que coincidan con sus propias necesidades. Luego, los líderes de proyecto podrán determinar también las características que son más importantes para la empresa y separarlas de aquellas que no son de misión crítica.
Es importante que cuando esté negociando con los proveedores de software precise sus necesidades, y no necesariamente los beneficios que le quieran otorgar.
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