En la medida de que el mundo cambia y palmamos estas transformaciones día a día, nos damos más cuenta de los problemas que pueden haber en los flujos de trabajo si no creamos dinámicas efectivas que nos hagan más eficientes en el uso del tiempo.
En el área de Recursos Humanos, justamente, la gestión del tiempo ha evolucionado gradualmente a lo largo del tiempo hasta convertirse, hoy por hoy, en un factor importante de optimización de los negocios.
Software en la nube
para gestionar el tiempo Es por esto que los software de gestión del tiempo en este departamento, en particular, se ha colocado en el centro de los temas de recursos humanos: planificar, medir el tiempo, exportar datos de presencias y ausencias. Estamos convencidos de que el acceso a la información en tiempo real representa un ahorro de tiempo para los equipos de recursos humanos.
A pesar de esta realidad, la falta de decisión empresarial aún visualiza ciertos síntomas de antaño, en el agotamiento, trabajo sin estrategia y manual. Aunque parezca gracioso, los siguientes ejemplos son situaciones reales que evidencian la falta de automatización de procesos en el manejo del talento humano.
- Síntoma de la “mesa sin horizonte”. En el momento en que tu mesa se llena de carpetas y documentos de tus colaboradores, deberías saber que tienes un problema. Y lamentablemente, el problema no acaba ahí, pues hasta que no mires cada uno de esos documentos, no sabrás en qué estado se encuentran los proyectos que gestionas.
- Síntoma del “buzón lleno”. Muchos dirán que el primer síntoma ya no es una realidad porque el uso del mail ayuda mucho a la gestión, pero no es así, todo lo contrario. Es un peligroso agravante, dado que las mismas comunicaciones, que hace tiempo se te entregaban en papel, ahora te son remitidas a tu bandeja de entrada y se acumulan por decenas.
- Síntoma de la “silla giratoria”. ¿Sientes que tu silla gira y gira? Imagina: ¿Cuántas veces tienes que revisar un proceso o tarea hasta que, por fin, es culminado? ¿Cuántas aplicaciones necesitas utilizar? ¿Cuántas llamadas de teléfono debes realizar? ¿Cuántos impresos has de rellenar hasta que consigues la aprobación de todos los departamentos? Te garantizo que tu silla no va a dejar de girar para desplazarte de un sitio a otro del escritorio, con el fin de cumplimentar todas las fases necesarias del proceso. La “silla giratoria” es un perfecto resumen de muchos de los problemas que se derivan de la ausencia de una correcta automatización de procesos.
Y así podríamos contar muchas más. Con estos ejemplos solo nos damos cuenta que hay situaciones aún complejas de manejar en las empresas y que muchas veces no se exteriorizan como un problema. Para ser más precisos, profundicemos en las 5 tareas de RRHH que le quitan tiempo al equipo de esta área:
Qué pasa sin un
sistema de recursos humanos
- Documentación en papel. Todos sabemos que el papel es el enemigo número uno de la productividad y no solo para Recursos Humanos, sino para todas las áreas que necesitan gestionar documentos. Escanear, fotocopiar, enviar por fax o correo, cumplimentar, clasificar y buscar documentos en papel… Una gran cantidad de tareas que se traducen en pérdida de tiempo para todos. Todas las labores de RRHH (cálculo de bonificaciones, nóminas, formación, contratación, relación con los empleados, búsqueda de nuevo talento, etc.) generan documentos.
- Procesos desestructurados sin
procesos automatizados.
Cualquier actividad de la empresa tiene un proceso que cumplir y cuando se trata de algún cambio en la dinámica laboral de la empresa o de un colaborador, ya sea cambio de trabajo, aumento de sueldo, ascensos y otros, supone la puesta en marcha de un nuevo proceso. ¿Por qué? Porque conlleva cierto número de interacciones, formularios, sistemas, validaciones, interlocutores, etc. En la mayoría de los casos, se trata de procesos necesarios que permiten mantener cierta coherencia. Pero en el momento en que no se reevalúan para optimizarlos, pueden causar problemas. - Peticiones recurrentes. Otro ejemplo de tarea de RRHH que consume mucho tiempo es responder a las peticiones recurrentes de los empleados, aquellas que se repiten más a menudo y que se atienden una a una a pesar de su similitud. Algunos ejemplos: “¿Cuántos días de vacaciones me quedan?”, “¿cuál es la política de la empresa en cuanto a esto o esto otro?”. ¿No sería más eficiente permitir que los trabajadores encuentren por sí mismos las respuestas a las preguntas más frecuentes? Y claro no se trata de eliminar estas interacciones, sino de preservar esos recursos para las situaciones en las que realmente es necesario el contacto humano, como, por ejemplo, ante un traslado o una baja por maternidad.
- Case Management. Aunque actualmente los empleados puedan encontrar por sí mismos las respuestas a las preguntas más frecuentes gracias a los recursos puestos a su disposición, seguirá habiendo situaciones que requieran intervención de un profesional de RRHH o la activación de un proceso específico. Una gestión ad hoc a menudo es compleja y precisa tiempo. Y la manera en que gestionemos estos casos influirá en el tiempo que tardemos en resolverlos.
- Exceso de información. Los datos son esenciales para el buen funcionamiento del departamento de Recursos Humanos. Si no adaptamos y optimizamos los datos de Recursos Humanos, eso mermará la productividad. Cuando hay demasiada información y no está bien organizada, podemos perder fácilmente horas haciendo búsquedas. Los datos deben, ante todo, facilitar el trabajo de Recursos Humanos. De esta manera, podremos comprender mejor las necesidades de los empleados, encontrar oportunidades de mejora y evaluar el rendimiento del departamento a largo plazo.
Gestión de talento
automatizado ¿Cuál es la solución para evitar estas tediosas tareas? La asesoría de e-volution que cuenta como una solución con procesos automatizados que permiten descargar las actividades tediosas del personal. Estos sistemas ahorran costos, procesos repetidos y brindan autonomía y eficiencia en las empresas. Si quieres eliminar por completo estas actividades que te hacen perder el tiempo, es hora de contactar a
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