Cuando llega fin de mes, los colaboradores revisan sus cuentas bancarias hasta ver reflejado el depósito correspondiente al pago de sus servicios mensuales. En menos de un minuto se visualiza el monto y hasta se planean los gastos. ¿Pero demora el mismo tiempo el pago de nómina de una empresa? La verdad que dependerá de la forma en la que se ejecutan las transacciones.
La primera forma es la tradicional, es decir, la manual. Y lamentablemente, con la que más errores se cometen. Es que por mucho que los responsables del departamento estén al día con la elaboración de los pagos así como leyes y normativas, es común que se cometan errores al momento de pagar nómina.
¿Cuáles son los más repetitivos en la
Gestión de Nómina
? - Trabajar de forma no anticipada. De hecho, la mayoría de errores están relacionados con el apuro laboral; las prisas que se tiene en la oficina y que no permiten revisar a fondo las nóminas, pendientes y deudas, así como nuevos pagos.
- Malos cálculos en retenciones. El sueldo de un colaborador es la suma de sus honorarios, pagos al Servicio Social y décimos que, dependiendo de la elección personal, se depositan mensual o anualmente. Este tipo de cálculos son importantes no solo en el día a día, sino también en la proyección que deberá tener el responsable de esta área.
- Falta de comunicación. Muchas veces, las diferentes áreas en la compañía, no tienen una comunicación asertiva, provocando malos entendidos y falta de información.
- Desorden en el proceso. Por muchos quehaceres de oficina y falta de procesos instaurados en el trajín de pago de nómina es seguro que no se cumplan con todos los requisitos. La empresa debe tener un proceso riguroso que permita ejecutar acciones en determinadas horas y días.
- Olvidar descuentos y retenciones a los salarios. Por todas y otras razones mencionadas anteriormente, los responsables de estos pagos pueden olvidar ciertos detalles que deben considerar al momento de hacer las transacciones. Lastimosamente, este olvido causa un malestar no solamente económico, sino también emocional en los colaboradores.
Solución de software en la Nube
Por estas y otros problemas al momento de hacer nómina es recomendable contratar un software en la Nube que se encargue de la automatización de este proceso. En E-volution hay una solución experta en estos cuatro principales servicios:
- Definición de fórmulas por parte del usuario final. Permite definir las fórmulas de los rubros, al usuario final del área de Nómina, usando fórmulas fáciles, sin necesidad de depender de un usuario de sistemas o del proveedor, lo que reduce los tiempos y costos de la implementación y mantenimiento.
- Presupuesto y
simulación de nómina.
Se puede definir un escenario donde se ingresan los parámetros y valores estimados, simulando los resultados de las nóminas proyectadas, mediante el módulo de Presupuesto de RRHH y Nómina. - Auditoría. Registra quién, qué, cómo y cuándo se realizó un cambio, para realizar la auditoría correspondiente.
- Interface contable abierta. Realiza la interface a cualquier módulo de contabilidad, de acuerdo a los requerimientos de cada empresa y del software financiero que utilicen.
A partir de estas alternativas, los encargados de hacer los pagos en las empresas pueden ser más organizados, planificar con tiempo, crear procesos automatizados.
¿Cuáles son los beneficios de estos sistemas en la Nube?
- Ahorra tiempo y dinero. ¿Por qué? Con un sistema de nómina en la nube, su personal puede hacer un uso más eficiente a las horas de trabajo y destinarlas a otras actividades. Además de ahorrar tiempo, también es rentable, pues la instalación del sistema de nómina permitirá reducir los costos salariales de quienes realizaban el proceso manualmente, aumentando las ganancias de su compañía.
- Reduce errores y permite una
gestión de competencias.
Estos sistemas ayudan a mantener la imparcialidad y la transparencia en todos los departamentos, y simultáneamente, omitirá errores en el ingreso y procesamiento de datos. Por lo tanto, los empleados serán más competentes, precisos e impecables. - Automatización de procesos. Los sistemas de nómina actualizan los procesos de trabajo generales de las empresas, además que se puede seguir en tiempo real todas las actividades, así como estar al tanto de la información de sus empleados, con monitoreo y flujo de datos.
- Brinda seguridad adicional. Los sistemas de nómina cuentan con seguridad estándar, la cual consiste en un software certificado por el gobierno que confirma su identidad legal, credibilidad y autenticidad, brindando seguridad adicional a sus empleados. Por lo tanto, cada uno de sus empleados sabe que sus datos personales están bien protegidos en una ubicación centralizada y que pueden acceder individualmente a su información.
Planificación estratégica y de recursos humanos.
A partir de la contratación de este software, el líder del departamento contable de la compañía puede hacer una planeación anual que aportará la estrategia global de la empresa.
Definitivamente, un sistema de nómina en la Nube ofrece múltiples beneficios para una organización y sus colaboradores. En E-volution te asesoramos para que adquieras el mejor.
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