En el mundo actual el tiempo es oro y en el mundo laboral, aún más. La gestión de tiempo en las empresas en una tarea fundamental para el área de recursos humanos y el desempeño de las organizaciones porque un buen uso de tiempo, sin duda alguna, aumenta la productividad y mejora la experiencia del trabajo.
Esta misión se agudiza al hacer teletrabajo, ya que las compañías deben promover una autogestión de tiempo en el equipo, así como mejorar el seguimiento de los mismos y optimizar sus actividades. Por eso, deben implementar modelos de desempeño eficaces que puedan cumplirse.
Software de gestión del tiempo
En este escenario laboral será necesario contar con herramientas de gestión de tiempo para organizar las jornadas de los empleados garantizando el cumplimiento de sus obligaciones. Y, por supuesto, proporcionar a los colaboradores los mismos sistemas para que puedan medir el tiempo invertido entre las diferentes actividades y proyectos, logrando un equilibrio entre su vida personal y profesional.
Un software de gestión de tiempo recoge esta información de una manera automatizada y los colaboradores no tendrán que reportar sus actividades, sino que a través de la instalación de un programa en la Nube se podrá establecer el tiempo destinado para trabajos de la organización.
El objetivo: tener un balance y proponer soluciones según el escenario. En la autogestión, por ejemplo, el fin de la jornada puede traer dos situaciones:
- Negativo: cuando no se han alcanzado los objetivos planteados, aunque se tenga la sensación de no haber perdido ni un minuto.
- O positivo: si se ha aprovechado cada momento para llevar a cabo una tarea o para descansar, en términos de calidad en ambos casos.
Y claro, una buena autogestión del tiempo positiva es vista, en el mundo laboral, como símbolo de la gente eficaz y exitosa. Pero una gestión del tiempo ineficiente, agravado por el mal uso de los emails, reuniones mal programadas, constantes interrupciones, llamadas y multitarea dan como resultado estrés, tareas inacabadas, actividades pospuestas, necesidad de dedicación en horas extra, desmotivación en la plantilla, reducción de los niveles de satisfacción laboral, descenso de la competitividad y disminución también de la productividad.
Entendamos también que los problemas de gestión de tiempo en el trabajo se dan por falta de conciencia, falta de objetivo, excesivas reuniones laborales, mal uso de herramientas de comunicación como correo electrónico o mensajería instantánea, interrupciones sin justificaciones, falta de planificación, falta de habilidad para priorizar tareas, y otras. Algunos datos de interés que reflejan el accionar en los colaboradores durante horas de oficina:
- El email se consulta una media de 20 veces por hora.
- Al menos el 25% de la jornada laboral se invierte en consultar o responder mails.
- Las reuniones improductivas se llevan más de 30 horas al mes de cada trabajador.
- El promedio de interrupciones que una persona sufre a lo largo de su jornada laboral es de 56.
Agilidad en
Recursos Humanos
Este tipo de situaciones pueden ser analizados a partir de la evaluación de un software de gestión, el cual proporcionará información de rendimiento contundente para crear estrategias que acaben con el desgaste y mal uso de tiempo en los colaboradores, como:
- Reingeniería de procesos (BPR): es decir, implementación de cambios y mejoras en los procesos mal llevados y ejecutados.
- Creación de procedimientos: una forma de dar más eficiencia a los procesos del trabajo del conocimiento y que parte de la detección de los métodos de trabajo que mejores resultados aportan para proceder a su despliegue a toda la organización.
- Definición de puesto de trabajo: que determina qué aplicaciones se usan más y qué tiempo se dedica a cada tarea, entre otras variables, para poder definir el mapa de productividad y diseñar el perfil óptimo para cada puesto y persona, que le ayude a lograr sus metas y ajustar desviaciones de forma fácil, transparente y realista.
La
gestión de recursos humanos
Los software de gestión pueden registrar horarios ayudando en la opmitización del tiempo de los colaboradores, ya que identifica qué es lo que está quitando el tiempo (actividades improductivas).
Así, se facilitan soluciones que agilizan la organización laboral, permitiendo establecer acciones prioritarias en el tiempo disponible y otorgando pausas y espacio libres acordes a la carga laboral.
Este tipo de sistemas de control, asistencia y ausencia son muy demandados porque permiten registrar un horario a través de relojes de fichaje y lectores de tarjetas, que permiten automatizar el seguimiento en tiempo real de la asistencia de cada empleado y analizar el rango de trabajo.
Así también, se puede identificar el tiempo productivo, el cual facilita la organización del horario de trabajo, la gestión de la plantilla y las cargas laborales, evitando así, problemas de falta o exceso de personal. Además, cumplir con la ley de registro de jornada, garantiza los derechos fundamentales de los trabajadores, descritos en la ley de teletrabajo; el derecho a la desconexión digital, al horario flexible, a la intimidad y privacidad de datos.
Administración de recursos humanos
Los sistemas de recursos humanos permiten a los colaboradores ingresar y acceder a sus datos para hacer un seguimiento y se lo considera un método participativo ya que también puede estar disponible para altos y medios mandos.
Es así que, además de ayudar a pagar con precisión por horas trabajadas, permiten a los trabajadores administrar su tiempo de manera más eficaz; se puede ver reportes estadísticos según el área así como la generación de informes automatizados verificando horas y calcular el pago de horas extra. Como beneficios, también se puede mencionar que ayuda a los colaboradores a enfocarse en las tareas importantes y a evitar ineficiencias.
