La preparación y trámite de la nómina es un proceso vital en las operaciones de cualquier tipo de negocio, ya que es la manera en que se garantiza el pago a los empleados y en donde queda registro de haberlo realizado de la forma correcta y a tiempo. Generalmente, la mayoría de empresas lo realizan de forma manual, lo que representa un trabajo complejo y tedioso, que además ocupa mucho tiempo y recursos. Además, al ser realizado por una persona, el riesgo de cometer errores es mucho más alto, lo que crea desconfianza entre los colaboradores.
Afortunadamente, las nuevas tecnologías han permitido simplificar y automatizar este proceso, para alcanzar niveles de eficiencia y optimización que sólo podrían alcanzarse a través de herramientas digitales.
Entonces, ¿qué es un
software de talento humano
? Un software de nómina o de talento humano es un programa digital cuyo objetivo es la correcta y eficiente gestión de nómina de una empresa, así como del almacenamiento ordenado de la información concerniente al talento humano. Este programa puede estar alojado en la nube o de forma local en algún servidor de la compañía.
Algunas de las funciones que puede realizar este software son calcular el salario de los empleados, así como las deducciones, variables, horas extras, impuestos y descuentos, según se estipule en cada contrato. Este sistema permitirá tener un archivo ordenado y de fácil acceso de los documentos de contratación de cada empleado.
Este programa permite facilitar el trabajo de la persona encargada del pago del personal, ya que evitará pagos atrasados o inexactos, que pongan en cuestionamiento la estabilidad financiera de la empresa, además de que ahorrará mucho tiempo de trabajo. El software de talento humano transferirá los sueldos de manera automática, según las programaciones que se le asignen, y quedarán de manera simultánea archivadas en el sistema. Es importante que el software que se elija garantice la protección de la información, para no poner en riesgo la confidencialidad de la empresa.
Beneficios de contar con un
sistema de recursos humanos
1. Ahorro de costos y tiempo
En las empresas en las que el proceso de nómina aún se realiza de forma manual, se suele tener a un empleado permanente únicamente dedicado al ingreso y gestión de estos datos. Incluso, en algunas otras, las áreas de recursos humanos y contabilidad tienen que cubrir esos procesos con personal asignado a otras actividades, lo que causa que se sobrecarguen de trabajo y haya más riesgo de cometer errores en un tema tan delicado como el pago al personal.
El software de nómina no solo ahorrará a la empresa el salario de esta persona, sino que minimizará el costo por ingreso de errores, incluso en el momento de rendir cuentas al SRI y al Seguro Social, para evitar multas. Asimismo, se disminuirá el tiempo de ingreso de la data y agilizará los procesos de las áreas de recursos humanos y contabilidad.
2. Facilita el cálculo de variables
Ecuador tiene un sistema complejo de pago de sueldos y variables, por lo que el cálculo de cada mes puede resultar muy largo y tedioso, cuando se lo realiza de forma manual. El software de nómina permite tener un control detallado y exhaustivo de las distintas variables como horas extra, comisiones, trabajo en días festivos, etc. Esto además ayuda a generar confianza entre los empleados, ya que saben que recibirán su remuneración de manera justa.
3. Acceso remoto y
software en la nube
Sin duda, uno de los principales beneficios del software de nómina es la posibilidad de acceder desde cualquier lugar, gracias a que se encuentra en la nube. Esto facilita la gestión de recursos humanos, ya que ofrece la posibilidad de actualizar las situaciones de los empleados en el momento exacto en el que ocurren. Además, garantiza que en caso de cualquier falla mecánica, se pueda solucionar sin esperar la visita de un técnico.
4. Optimización, digitalización y
automatización de procesos
Tener un software para la gestión de la nómina, permite, entre otras cosas, optimizar el espacio físico, ya que traslada los archivos físicos de recursos humanos, a la nube. Además, garantizará que la información de cada empleado esté siempre ordenada y almacenada sin riesgo de que se pierda. De igual forma, el programa permitirá que todos los empleados tengan sus archivos almacenados, para consultarlos de manera sencilla cuando les haga falta.
Como puedes ver, la gestión de recursos humanos en cualquier tipo de organización, puede facilitarse al utilizar las herramientas que la tecnología ofrece. Te invitamos a conocer otras aplicaciones a las que puedes acceder para optimizar tu gestión en nuestro blog sobre “
Recursos humanos en la nube”.